1.會(huì)展名稱
展覽會(huì)的名稱一包括三個(gè)方面的內(nèi)容基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第10屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”，如果按上述三項(xiàng)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是“交易會(huì)”，限定部分是“中國(guó)”和“第10屆”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出囗商品”。
下面分別對(duì)這三項(xiàng)內(nèi)容作一些說明
基本部分：用來表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)”等。
限定部分：用來說明會(huì)展舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)展的性質(zhì)。
會(huì)展舉辦時(shí)間的表示辦法有三種一是用“屆”來表示，二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、2006年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季捎費(fèi)品展覽會(huì)等。行業(yè)標(biāo)識(shí)用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“服裝”表明本會(huì)展是服裝產(chǎn)業(yè)的會(huì)展。行業(yè)標(biāo)識(shí)涌常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。
2．會(huì)展地點(diǎn)
策劃選擇會(huì)展的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是會(huì)展在什么地方舉辦；二是會(huì)展在哪個(gè)展館舉辦。
具體選擇在哪個(gè)展館舉辦會(huì)展，要結(jié)合會(huì)展的展覽題材和會(huì)展定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小，展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)等因素。
3．辦展機(jī)構(gòu)
辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)會(huì)展的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒體根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一有以下幾種主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
主辦單位：擁有會(huì)展并對(duì)會(huì)展承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有會(huì)展的所有權(quán)。
承辦單位：直接負(fù)責(zé)會(huì)展的策劃、組織、操作與管理，并對(duì)會(huì)展承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。
協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)會(huì)展的策劃、組織、操作與管理，部分±也承擔(dān)會(huì)展的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位：對(duì)會(huì)展主辦或承辦單位的會(huì)展策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4．辦展時(shí)間
辦展時(shí)間是指會(huì)展計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指辦展的具體開展日期；二是指會(huì)展的籌展和撤展日期；三是指會(huì)展對(duì)觀眾開放的日期。
展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的會(huì)展具體而定。國(guó)際展（尤其是出國(guó)展）的時(shí)間選擇，一選擇全年的辦展旺季即3——6月和9——10月。初次赴海外或在國(guó)內(nèi)舉辦國(guó)際展，辦展時(shí)間確認(rèn)必須提前一年或一年以上，以便確定辦展地點(diǎn)和展覽預(yù)算。有些會(huì)展的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如“世博會(huì)”的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月其至半年；但對(duì)于占會(huì)展絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3——5天為宜，綜合性的會(huì)展一時(shí)間略長(zhǎng)一些。
5．會(huì)展規(guī)模
會(huì)展規(guī)模包括三個(gè)方面的含義一是會(huì)展的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀會(huì)展的觀眾大約有多少。
6．人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃
人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃、招商計(jì)劃和宣傳推廣計(jì)劃是會(huì)展的具體實(shí)施計(jì)劃，這四項(xiàng)計(jì)劃在具體實(shí)施過程中會(huì)互相影響。人員分工計(jì)劃是對(duì)會(huì)展工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。
招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀會(huì)展而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計(jì)劃則是為建立會(huì)展品牌和樹立會(huì)展形象，并同時(shí)為會(huì)展的招展和招商服務(wù)的。
7.會(huì)展進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃
會(huì)展進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)會(huì)展的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在會(huì)展的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到會(huì)展成功舉辦。會(huì)展進(jìn)度計(jì)劃安排得好，會(huì)展籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不李地進(jìn)行。